Spunti di compliance

Spunti di compliance #1
Quando la DoC da sola non garantisce la conformità

Nel settore dei MOCA c’è un rischio invisibile: considerare la Dichiarazione di Conformità (DoC) come un semplice foglio di carta da collezionare e archiviare.
L’adozione del documento dà una falsa sensazione di sicurezza. Se scendiamo nel tecnico, però, una DoC è solo la punta dell’iceberg. Per essere valida, deve essere completa e reggere su tre pilastri:

1. Corrispondenza con la documentazione di supporto: devono esserci documentazioni sulle materie prime e prove analitiche coerenti con quanto dichiarato.
2. Adeguatezza alla reale destinazione d’uso: un materiale è conforme per determinate condizioni. Se il documento valida la temperatura ambiente, per esempio, ma il materiale va in forno, la conformità decade.
3. Rispetto delle Buone Pratiche di Fabbricazione (GMP): il processo di produzione deve essere sotto controllo affinché il prodotto sia sempre costante e uguale a se stesso. Senza un sistema GMP solido, la DoC perde validità effettiva al primo cambio di lotto non controllato.

La compliance MOCA non è burocrazia statica, ma una verifica tecnica attiva.

Dato che chi riceve la DoC a valle non ha accesso diretto alla documentazione di supporto del fornitore, la qualifica tecnica di chi produce diventa l’unico vero strumento di tutela. Al contempo, per chi emette la dichiarazione di conformità, è fondamentale possedere le adeguate competenze per costruire correttamente il fascicolo tecnico a supporto.
Voi da quale lato della filiera vi trovate e quali sono le maggiori difficoltà che riscontrate nella gestione di questo delicato passaggio di informazioni?

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Spunti di compliance #2
Quando la norma dice una cosa, ma la prassi ci ha insegnato a leggerne un’altra

Nel mio lavoro capita spesso di notare una differenza tra ciò che una norma prevede e ciò che, nella pratica, viene comunemente dato per acquisito.

Una delle convinzioni più diffuse nel settore MOCA è che i coating debbano essere conformi al Regolamento (UE) n. 10/2011.

Ma siamo sicuri che il regolamento dica proprio questo?
Il Regolamento (UE) n. 10/2011 disciplina i materiali e gli oggetti di materia plastica.
I coating, però, non rientrano automaticamente nel suo ambito di applicazione solo perché possono contenere componenti polimerici.
Sia nel regolamento che nelle linee guida applicative vengono forniti chiarimenti sul trattamento dei rivestimenti ai fini della loro applicabilità.
Eppure, nella pratica, è frequente che venga richiesta una dichiarazione di conformità al Regolamento (UE) n. 10/2011 anche per i coating.

Perché?

Forse perché, nel tempo, abbiamo finito per confondere ciò che il quadro normativo definisce in modo specifico con ciò che la prassi ha consolidato come “standard di riferimento”.
Il punto non è l’opportunità di utilizzare il Regolamento (UE) 10/2011 come riferimento tecnico, ma il fatto che spesso venga assunto come standard di conformità generale indipendentemente dal suo effettivo campo di applicazione.
Nel mondo della compliance, molte discussioni nascono non da ciò che la norma dice, ma da ciò che siamo convinti che dica.

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Spunti di compliance #3
NIAS: quando lo strumento rischia di diventare il fine

Ci sono concetti che, con il tempo, finiscono per essere semplificati.
Non perché la loro definizione sia cambiata, ma perché, nella pratica, una parte del concetto finisce per prendere il sopravvento su tutto il resto.

Nel mondo MOCA, questo è accaduto anche con i NIAS.

Quando se ne parla, la discussione si concentra spesso sull’identificazione e sulla quantificazione delle sostanze.
È certamente un aspetto importante. Ma siamo sicuri che sia questo il punto centrale?

I NIAS (Non Intentionally Added Substances) sono sostanze non aggiunte intenzionalmente durante la produzione di un materiale, ma presenti come impurità, prodotti di reazione o di degradazione.

Con il tempo si è diffusa l’idea che la gestione dei NIAS si esaurisca nella loro identificazione e quantificazione. In realtà, queste attività sono strumenti, non l’obiettivo.

L’obiettivo è dimostrare che la presenza di queste sostanze non comprometta la sicurezza del materiale a contatto con gli alimenti.
Per arrivarci possono essere necessarie analisi, ma anche la conoscenza delle materie prime, del processo produttivo, della chimica del materiale e una valutazione del rischio adeguata.
È una distinzione che può sembrare sottile, eppure cambia profondamente il modo di affrontare la compliance.
Perché quando uno strumento diventa il fine, il rischio non è solo quello di seguire una procedura. È quello di perdere di vista l’obiettivo.

 

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Spunti di compliance #4
Quando il modello diventa la risposta

Nel mondo della compliance avere modelli e strumenti già sviluppati può essere utile.

Una Dichiarazione di Conformità ben strutturata, un piano di analisi definito o un fascicolo tecnico costruito per famiglie di prodotti sono strumenti che aiutano a lavorare con metodo, mantenere coerenza nelle valutazioni e non perdere elementi importanti.

Il problema nasce quando lo strumento si trasforma in una risposta preconfezionata, uguale per tutti e scollegata dal contesto.

Perché un modello non è un documento da replicare ciecamente: è una guida per ragionare, non una scorciatoia per evitare di farlo.

Nei prodotti, però, qualcosa cambia sempre. Una composizione diversa, una materia prima nuova, una modifica di processo o di utilizzo: basta una minima variazione per spostare l’intera valutazione tecnica.

Guardandola da questa prospettiva, la compliance smette di essere l’applicazione rigida di uno schema.
Il modello rimane lo stesso, il prodotto quasi mai. E tutta la valutazione tecnica nasce da questa differenza.

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Spunti di compliance #5
Quando il simbolo del bicchiere e della forchetta non basta da solo

Sul rotolo di alluminio leggiamo “Non idoneo al contatto con alimenti fortemente acidi o salati.”
Sui contenitori troviamo indicazioni su microonde, congelatore, lavaggio o possibilità di riutilizzo.
Sulla carta tissue possiamo trovare indicazioni sulla parte destinata al contatto con gli alimenti.

Sono informazioni che incontriamo spesso, ma quante volte ci fermiamo davvero a leggerle?

Quando acquistiamo un MOCA che utilizzeremo direttamente nella nostra cucina, la prima conferma che cerchiamo è spesso il simbolo del bicchiere e della forchetta.
Un’immagine semplice che ci comunica: “Questo oggetto è destinato al contatto con gli alimenti.”
Ed è un’informazione fondamentale.
Ma significa anche che possiamo utilizzarlo in qualsiasi condizione?
Possiamo metterlo nel microonde?
Possiamo utilizzarlo in forno?
Possiamo metterlo a contatto con qualsiasi alimento?
Possiamo lavarlo e riutilizzarlo?

La sicurezza di un MOCA dipende anche dalle condizioni per cui è stato progettato e valutato.
Ed è proprio qui che la comunicazione diventa parte della compliance.

Lungo la filiera, le informazioni tecniche vengono trasmesse attraverso la Dichiarazione di Conformità, tra operatori che possiedono le competenze per interpretarle. Quando però il prodotto arriva direttamente al consumatore finale, quelle informazioni devono cambiare linguaggio.

Non possono rimanere solo tecniche: devono diventare indicazioni chiare, comprensibili e applicabili nella vita quotidiana.
Perché non basta che un’informazione esista. Deve poter essere compresa e permettere a chi utilizza il prodotto di farlo nel modo previsto.
Chi produce deve tradurre una valutazione tecnica in indicazioni chiare.
Chi acquista deve poterle riconoscere e seguire per utilizzare il prodotto nelle condizioni previste.

L’etichettatura non è quindi solo un adempimento formale o un semplice dettaglio informativo. È il momento in cui una valutazione tecnica diventa un’istruzione concreta contribuendo ad un uso sicuro e consapevole del prodotto.

 

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Spunti di compliance #6
Quando cambiare un fornitore non significa solo cambiare un fornitore

In molte aziende qualificare più fornitori per la stessa materia prima è una scelta del tutto normale.
Anzi, è spesso una necessità.
Riduce il rischio di interruzioni della fornitura, aumenta la flessibilità e rende la filiera più resiliente.
Ma dal punto di vista della compliance vale la pena soffermarsi su una domanda.

Stiamo sostituendo lo stesso materiale o un materiale che svolge la stessa funzione?

La differenza può sembrare sottile, ma non sempre lo è.
Due materie prime possono avere la stessa destinazione d’uso, prestazioni molto simili e persino una dichiarazione di conformità apparentemente equivalente.
Eppure, possono differire per composizione, processo produttivo, impurezze, additivi utilizzati o livello di approfondimento della documentazione tecnica disponibile.
Questo non significa che un materiale sia migliore dell’altro. Significa che le valutazioni di rischio costruite sul primo non possono essere trasferite in automatico sul secondo.
Ogni cambio di fornitore porta con sé nuove informazioni, ma anche nuove domande.
Quali valutazioni dipendevano da quel materiale?
Le conclusioni raggiunte sono ancora valide?
Serve aggiornare qualcosa nel fascicolo tecnico o nella valutazione del prodotto finito?

La compliance non consiste nel mettere in discussione ogni cambiamento, ma nel riconoscere quando sia necessario un nuovo approfondimento.
Per questo l’introduzione di un nuovo fornitore non è mai solo una scelta di approvvigionamento, ma anche un momento in cui verificare quali certezze possano essere trasferite e quali, invece, debbano essere rimesse in discussione.

 

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Spunti di compliance #7
Quando il “dove c’è scritto?” non ha una risposta immediata

“Dove c’è scritto?”
È una delle domande più frequenti quando si parla di conformità normativa.
Ed è una domanda comprensibile.
Quando dobbiamo prendere una decisione, cercare un riferimento preciso ci permette di avere un criterio chiaro su cui basarci.

Ma cosa succede quando il caso concreto che abbiamo davanti non è descritto esattamente nella norma?
Quando apriamo il regolamento di riferimento e non troviamo un’indicazione che corrisponda alla nostra situazione specifica?

La realtà è che la varietà degli scenari reali è molto più ampia di qualsiasi elenco di esempi predefiniti.
Differenze nei materiali e nei processi produttivi, tecnologie in evoluzione, prodotti e destinazioni d’uso diverse. I contesti che possono presentarsi sono moltissimi e possono cambiare nel tempo.
Una norma non può descrivere ogni singola situazione, per questo definisce requisiti, principi e obiettivi che costituiscono il riferimento per affrontare realtà diverse tra loro.
Il passaggio dalla regola generale al singolo caso richiede di comprendere come questi elementi trovino applicazione nel contesto considerato.
Non significa trovare nel testo una frase che descriva esattamente quel caso, ma nemmeno pensare che, in assenza di un esempio specifico, non vi siano criteri da seguire. Significa costruire una valutazione coerente con il quadro di riferimento della disciplina applicabile.
Forse, allora, la domanda non è sempre:
“Dove è descritto il mio caso nella norma?”
A volte può essere più utile chiedersi:

“Quali principi e requisiti devo considerare per valutare correttamente questo caso?”

È un cambio di prospettiva sottile, ma che può modificare il modo in cui affrontiamo la compliance.

 

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Spunti di compliance #8
Quando il pericolo non è ancora un rischio

Quando si parla di una sostanza, la prima domanda che viene in mente è spesso “È pericolosa?”
Ma in una valutazione del rischio questa domanda, da sola, non basta.
Pensiamo a una sostanza utilizzata in un materiale a contatto con gli alimenti.

Gli studi tossicologici possono dirci che quella sostanza ha determinate proprietà e che, a certe dosi, può produrre determinati effetti.
Sappiamo quindi qualcosa sulla sua pericolosità intrinseca.
Ma questo è solo un pezzo della storia.
Quanto di quella sostanza può effettivamente arrivare nell’alimento?
Quanto alimento viene consumato?
Con quale frequenza? E per quanto tempo?
In altre parole: a quale esposizione è realmente sottoposto il consumatore?

È proprio mettendo in relazione la pericolosità della sostanza con l’esposizione che si costruisce una valutazione del rischio.
È una logica che ritroviamo anche nelle valutazioni EFSA sulle sostanze utilizzate nei materiali a contatto con gli alimenti.

𝗣𝗲𝗿𝗶𝗰𝗼𝗹𝗼 𝗲 𝗿𝗶𝘀𝗰𝗵𝗶𝗼 𝗻𝗼𝗻 𝘀𝗼𝗻𝗼 𝗹𝗮 𝘀𝘁𝗲𝘀𝘀𝗮 𝗰𝗼𝘀𝗮.

Il pericolo riguarda ciò che una sostanza può fare in virtù delle sue caratteristiche intrinseche.

Il rischio riguarda invece la possibilità che quel pericolo si traduca effettivamente in un effetto, tenendo conto di quanto, come e per quanto tempo siamo esposti.

Sapere che cosa può fare una sostanza non significa ancora sapere quale rischio rappresenti.

 

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Spunti di compliance #9
Quando per fare prima finiamo per chiedere tutto a tutti

Succede spesso così: esce una nuova normativa o un aggiornamento e scatta un riflesso quasi condizionato.

L’impulso è immediato: “Mandiamo una mail a tutti i fornitori e chiediamo un’attestazione di conformità.”

Oppure, ancora meglio: “Facciamo firmare a tutti una dichiarazione di assenza della tal sostanza.”
La logica sembra impeccabile.
Non sappiamo ancora con precisione chi sia coinvolto? Nel dubbio, chiediamo a tutti, così ci mettiamo al sicuro, facciamo presto e la pratica è archiviata. O almeno, così crediamo.
Perché quando si sceglie la scorciatoia si rischia di dimenticare la domanda più banale di tutte:

𝗟𝗮 𝗻𝘂𝗼𝘃𝗮 𝗻𝗼𝗿𝗺𝗮𝘁𝗶𝘃𝗮 𝘀𝗶 𝗮𝗽𝗽𝗹𝗶𝗰𝗮 𝗱𝗮𝘃𝘃𝗲𝗿𝗼 𝗮 𝘁𝘂𝘁𝘁𝗶?

Un fornitore potrebbe produrre un materiale che non rientra affatto in quell’ambito. Un altro potrebbe essere coinvolto solo per un determinato tipo di prodotto che ci fornisce. Un altro ancora potrebbe essere interessato dalla norma, ma non dalla specifica disposizione che stiamo cercando di verificare.

E qui la burocrazia ci tende uno dei suoi tranelli preferiti. Perché un documento che torna indietro firmato non è una semplice spunta da mettere su una checklist, né un amuleto che protegge dai problemi.
Un documento va letto, capito e incrociato con i dati reali del prodotto e della filiera.
Ed è qui che si genera il paradosso: più documentazione chiediamo “a pioggia” per fare prima, più documentazione ci ritroviamo sulla scrivania.
Spedire cento mail richiede dieci minuti, valutare cento risposte arrivate senza un criterio richiede settimane.
E c’è anche un effetto domino dall’altra parte della filiera: chi riceve richieste non pertinenti si ritrova a spendere tempo ed energie per rispondere a quesiti scollegati dal proprio prodotto, ingolfando le proprie attività per gestire una pratica che non doveva nemmeno nascere.
Il vero rischio è credere che fare compliance significhi collezionare carte, anziché valutare informazioni.
Ma la compliance non inizia quando spediamo la richiesta ma quando il documento ci torna indietro.
Forse, allora, la domanda da farsi all’inizio non è “A chi possiamo chiederlo per non sbagliare?”, ma:

“A chi serve davvero chiederlo?”

 

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Spunti di compliance #10
Quando il risultato è corretto, ma non risponde alla domanda

Immaginate di andare in un laboratorio di analisi mediche e chiedere: “Vorrei fare un esame del ferro.”
Ve lo eseguono, il valore risulta perfetto.
Peccato che il vostro problema originale fosse un continuo giramento di testa quando vi alzate dalla sedia.
Esame impeccabile, dato corretto, ma il dubbio resta del tutto irrisolto.
Nel mondo della compliance accade esattamente la stessa cosa.
Spesso arriviamo dal laboratorio con la richiesta già confezionata:
“Fate un’analisi di contenuto della tal sostanza su questo campione.” “Verifichiamo la migrazione di questa sostanza.” “Devo fare uno screening su questo materiale.”
Richieste all’apparenza chiarissime, ma manca il tassello fondamentale: il perché.
Vogliamo fare una valutazione del rischio? Verificare il rispetto di un limite normativo? Rispondere alla specifica richiesta di un cliente? O capire semplicemente se una sostanza è presente?
L’analisi da effettuare può essere la stessa, ma il metodo analitico, le condizioni di prova e il limite di quantificazione necessario possono cambiare radicalmente in base al nostro obiettivo reale.

La conseguenza? Ricevere un rapporto di prova tecnicamente ineccepibile, guardarlo e chiedersi: “Bene, ma adesso come rispondo alla domanda iniziale?”
È il rischio che si corre quando consideriamo il laboratorio come un distributore automatico dove inserire un campione per prelevare un numero, anziché come un interlocutore tecnico con cui condividere l’obiettivo della valutazione.
Forse il punto è proprio questo: il confronto con il laboratorio non inizia quando consegniamo il campione, ma nel momento in cui definiamo il dubbio a cui dobbiamo rispondere.
Un’analisi può essere corretta e darci un risultato conforme, ma non essere comunque quella di cui avevamo bisogno.

 

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Spunti di compliance #11
Quando è conforme in UE significa che può andare ovunque?

Sarebbe bello se esistesse un documento capace di aprire tutte le porte.
Una sorta di passe-partout della compliance: una valutazione, un fascicolo tecnico, una DoC che consenta di utilizzare un materiale in qualsiasi parte del mondo senza dover ricominciare ogni volta da capo.
Purtroppo, un documento del genere non esiste.
E così, lungo la filiera, ci si sente spesso rivolgere la domanda:
“Questo materiale ha una DoC UE. Possiamo esportare il prodotto finale negli Stati Uniti? E in Cina, Canada o Giappone?”
Dopotutto, le leggi della chimica e della fisica non cambiano quando attraversiamo un confine. Una molecola si comporta allo stesso modo a Milano, a Shanghai o a New York.
Eppure, chi si occupa di MOCA sa che la risposta non può essere un “sì” immediato. Più spesso è un “Dobbiamo verificare quanto previsto dalla normativa di quel Paese.”
Perché la conformità normativa non è un passaporto universale.
La chimica è la stessa, ma non è detto che i diversi ordinamenti arrivino alle stesse conclusioni regolatorie.
Ogni sistema può adottare propri criteri tecnico-scientifici, considerare determinati dati e tradurre le valutazioni del rischio in requisiti normativi differenti.
Per questo, i materiali possono essere valutati secondo criteri e requisiti che variano in base al mercato di destinazione e una stessa sostanza può essere disciplinata diversamente da un Paese all’altro.
Prendiamo ad esempio il BPA. Il suo impiego nei MOCA è soggetto a restrizioni differenti: in Europa il suo utilizzo è stato oggetto di restrizioni sempre più stringenti, mentre negli Stati Uniti il quadro regolatorio segue un approccio diverso e dipende anche dalla specifica applicazione.
Non significa necessariamente che un Paese consideri una sostanza “sicura” e un altro “pericolosa”, ma che possono cambiare i criteri adottati, le condizioni d’uso e i limiti applicabili.
Quindi un materiale può essere conforme al quadro normativo europeo e richiedere ulteriori verifiche prima di essere utilizzato in un prodotto destinato a un altro mercato.
Non perché, attraversando l’oceano, sia diventato più o meno sicuro, ma semplicemente perché è cambiata la domanda a cui dobbiamo rispondere.
Forse è proprio questo il punto: quando diciamo “questo materiale è conforme”, dovremmo sempre chiederci: conforme a cosa?
Alla normativa europea? A quella statunitense? A quella cinese? O a una specifica destinazione d’uso?
La conformità non è un’etichetta che possiamo attaccare a un materiale una volta per tutte, ma una relazione tra un materiale, un utilizzo e un determinato quadro normativo.

Sarebbe bello avere un passe-partout che ci permettesse di aprire tutte le porte, ma nel mondo della compliance, per ora, ogni porta ha ancora la sua chiave.
La chimica non conosce confini, la compliance, invece, sì.

 

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Spunti di compliance #12
Quando il worst case non è il caso impossibile

Quando dobbiamo valutare un prodotto, c’è una tentazione molto naturale: cercare il caso peggiore.
E, in realtà, non c’è nulla di sbagliato. Anzi, se un materiale può essere utilizzato in condizioni diverse, individuare tra queste quella più sfavorevole e rappresentativa è spesso proprio il modo più corretto di affrontare la valutazione.
Il problema nasce quando, nel tentativo di essere ancora più prudenti, iniziamo a costruire un caso peggiore che nella realtà non esiste.
Temperatura massima, massimo tempo di contatto, simulante alimentare più aggressivo, rapporto superficie/volume più elevato e magari tutte queste condizioni considerate contemporaneamente.
Sulla carta sembra una scelta impeccabile, perché abbiamo preso tutto ciò che può peggiorare la situazione e lo abbiamo messo insieme. Ma c’è una domanda che vale la pena porsi: quella combinazione di condizioni può davvero verificarsi?

Perché scegliere il worst case non significa necessariamente scegliere il valore massimo di ogni singola variabile, ma individuare, tra gli scenari realmente pertinenti, quello che può ragionevolmente determinare l’esposizione più sfavorevole.

È una differenza sottile, perché da una parte abbiamo un caso peggiore ma reale e plausibile, mentre dall’altra abbiamo un caso costruito artificialmente mettendo insieme tutte le condizioni più estreme, anche quando nella pratica non potrebbero mai verificarsi contemporaneamente.
Il primo ci aiuta a valutare il rischio, mentre il secondo rischia semplicemente di allontanarci dalla realtà e di portarci a una valutazione eccessivamente conservativa, fino a considerare non conforme un materiale in uno scenario che di fatto non potrebbe verificarsi.
Essere prudenti, quindi, non significa necessariamente immaginare lo scenario più catastrofico possibile, ma cercare di individuare quello più sfavorevole tra quelli che hanno realmente senso nel contesto che stiamo valutando.
Il worst case non è il più estremo degli scenari immaginabili, ma il più sfavorevole tra quelli realmente pertinenti.
E forse la domanda interessante, quando costruiamo una valutazione, non è “Qual è il caso peggiore?”, ma “Qual è il caso peggiore che ha davvero senso considerare?”.

 

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Spunti di compliance #13
Quando la compliance rimane solo un problema del tecnico

“Il cliente ci ha chiesto questa dichiarazione.”
“Possiamo fargli anche questa analisi?”
“Gli serve una conferma scritta che il materiale non contiene questa sostanza.”

Sono richieste che, in molte aziende, prima o poi arrivano sulla scrivania dell’ufficio tecnico.
Spesso nascono da un’intenzione comprensibile: rispondere a un’esigenza specifica di un cliente, essere disponibili, non complicare una trattativa commerciale.
Così la richiesta viene inoltrata al tecnico, che dovrà valutare come affrontarla e quali verifiche siano necessarie.
Dietro a una domanda apparentemente semplice, però, possono esserci conseguenze tecniche che non sono immediatamente visibili a chi l’ha formulata.
Una “semplice analisi”, per esempio, richiede di capire prima quale sia l’obiettivo della verifica, contattare il laboratorio e raccogliere e preparare il campione da inviare. E una volta ottenuto il risultato, bisogna anche valutarlo rispetto alla domanda iniziale.
Una dichiarazione aggiuntiva, invece, può richiedere nuove informazioni, una rivalutazione del fascicolo tecnico o un approfondimento normativo.

Il punto non è che tutti debbano diventare esperti di MOCA o conoscere la normativa come chi si occupa di regulatory affairs. Ma può essere utile che alcune conoscenze di base siano condivise anche al di fuori dell’ufficio tecnico.
Comprendere i principi fondamentali della compliance permette infatti di capire che una richiesta del cliente non è sempre soltanto una richiesta da soddisfare, ma può essere l’inizio di una valutazione che coinvolge documenti, analisi e responsabilità. E che richiede tempo.
La formazione, quindi, non dovrebbe servire soltanto ad aggiornare chi si occupa quotidianamente di conformità, ma anche a creare una conoscenza condivisa all’interno dell’azienda, così che chi lavora nelle vendite, nella produzione, negli acquisti o nelle funzioni decisionali abbia almeno la consapevolezza di cosa comporti, nel proprio ruolo, contribuire alla compliance.

E poi c’è un aspetto ancora più concreto: nell’ambito delle GMP, la formazione non è soltanto una buona pratica organizzativa, ma è parte del sistema che garantisce che il personale coinvolto abbia conoscenze e competenze adeguate alle proprie responsabilità.
Forse, allora, la domanda non è soltanto “Chi si occupa della compliance in azienda?” ma anche “Quanto deve conoscere ciascuno di noi, in base al proprio ruolo, per contribuire alla compliance?”
La formazione serve anche a questo: non a fare di tutti dei tecnici, ma a fare della compliance una responsabilità condivisa.

 

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Spunti di compliance #14
Quando una cosa sembra più semplice di quello che è

Quando non sappiamo qualcosa, oggi abbiamo quasi sempre un modo per provare a capirla. Cerchiamo, leggiamo, ci documentiamo, chiediamo, ci confrontiamo. Ed è una capacità preziosa.
Ma c’è un punto in cui questa autonomia può trasformarsi in un limite: quando ci manca la possibilità di capire se quello che abbiamo trovato sia davvero corretto, pertinente e applicabile.
Nel mondo della compliance questo succede più spesso di quanto pensiamo.
Ci sono ambiti che si toccano continuamente. Una competenza maturata in un settore può essere molto utile per affrontarne uno vicino: porta esperienza, metodo, conoscenze e punti di vista.
Ma la vicinanza non significa identità.
Un quesito può coinvolgere contemporaneamente aspetti tecnici, normativi, tossicologici, analitici e produttivi. È naturale, quindi, che competenze diverse si incontrino.
Ma incontrarsi non significa essere intercambiabili.
E forse questo è un concetto che i detti popolari hanno sempre saputo esprimere molto bene.
“’E curalle ll’à dda fà ’o turrese.” Si dice.
Il torrese, cioè l’abitante di Torre del Greco, città storicamente legata alla lavorazione del corallo.
Non perché gli altri non possano occuparsi di coralli, ma perché un mestiere porta con sé una competenza che non si improvvisa.
Detto così, potrebbe sembrare quasi un invito a stare ognuno nel proprio recinto, ma non è questo il punto.
La contaminazione tra competenze è preziosa. La loro confusione, invece, può esserlo molto meno.
E anche chiedere un parere non significa automaticamente aver risolto il problema.
Bisogna sapere a chi porre la domanda, come formularla e, soprattutto, come leggere la risposta che riceviamo. Perché una risposta può essere corretta senza essere necessariamente esaustiva rispetto al problema che abbiamo davanti.
E questo ragionamento diventa ancora più interessante quando entra in gioco l’intelligenza artificiale.
Possiamo chiederle di interpretare una norma, confrontare documenti, spiegare un concetto tecnico o suggerire una risposta. E può essere uno strumento straordinariamente utile. Ma se non abbiamo le competenze per valutare ciò che ci restituisce, come possiamo capire se quella risposta è davvero corretta? E soprattutto: come possiamo capire se è applicabile al problema che abbiamo davanti?
Lo stesso vale per una ricerca online, un documento ricevuto da un fornitore, un rapporto di prova o un’interpretazione normativa.

Il punto, allora, non è sapere tutto. È sapere che cosa sappiamo, che cosa non sappiamo e quando abbiamo bisogno di una competenza diversa dalla nostra.
Anche riconoscere i confini della propria competenza fa parte della competenza.

 

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Spunti di compliance #15
Quando la richiesta di un cliente merita un approfondimento

Il cliente ci chiede un’analisi aggiuntiva. Vorrebbe una dichiarazione che attesti l’assenza di una determinata sostanza. Ci chiede di rispettare un requisito che non troviamo nella normativa.
Sono situazioni piuttosto comuni per chi si occupa di compliance.
Di fronte a queste richieste, spesso la prima reazione è cercare di capire come soddisfarle, perché il cliente è importante e vogliamo rispondere alle sue esigenze senza complicare la collaborazione. Ma prima di procedere, dovremmo capire se siamo davvero tenuti a farlo.

Quando ci viene chiesto qualcosa che va oltre quanto previsto dalle disposizioni applicabili, è importante capire innanzitutto da dove nasce quella richiesta.
Potrebbe trattarsi di un requisito normativo oppure di una specifica richiesta prevista da un capitolato che abbiamo accettato e sottoscritto. Anche un requisito che non deriva direttamente dalla legge ma da un accordo con il cliente, infatti, è un impegno contrattuale per la nostra azienda. Ma potrebbe anche trattarsi di una richiesta aggiuntiva legata a una politica aziendale del cliente, a un approccio particolarmente prudente o alla scelta di adottare criteri più restrittivi rispetto a quelli previsti dalla legge. In altri casi, la richiesta potrebbe derivare da un’interpretazione non del tutto corretta dei requisiti normativi.
Sono situazioni diverse, che non possiamo gestire tutte allo stesso modo.
Questo non significa che una richiesta non prevista dalla legge sia necessariamente inutile o ingiustificata.
Il cliente potrebbe avere esigenze tecniche concrete, legate alla destinazione d’uso del prodotto o alle caratteristiche della propria filiera. Potrebbe anche aver scelto di eliminare determinate sostanze prima che entrino in vigore nuove restrizioni o di estendere questa scelta ad ambiti non direttamente interessati dalla normativa.
In questi casi, è importante comprenderne le motivazioni e capire se esistano soluzioni in grado di rispondere alle sue necessità.

Quando siamo di fronte alla richiesta di un’analisi aggiuntiva o di una dichiarazione che attesti l’assenza di una determinata sostanza, prima di procedere dovremmo capire quale obiettivo si voglia raggiungere, se la verifica richiesta sia tecnicamente adeguata e quali informazioni siano necessarie per fornire una risposta attendibile. A questo punto possiamo decidere come procedere: soddisfare la richiesta, proporre un’alternativa oppure spiegare perché non riteniamo opportuno accoglierla, quando non siamo tenuti a farlo.

Capire da dove nasce una richiesta ci permette di rispondere con maggiore precisione e, soprattutto, di scegliere consapevolmente come gestirla.

 

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